Digital Transformation

Cio:er rankar AI som en topprioritet vid sidan av cybersäkerhet för it-avdelningarna. Enligt en ny undersökning finns det dock hinder för en snabb AI-integration.

Det finns en tydlig ökning av användningen av AI-teknik inom olika branscher. Av de 750 cio:er runt om i världen som tillfrågades i undersökningen som Lenovo står bakom uppgav 81 procent att de redan utnyttjar AI-verktyg från tredje part eller använder en blandning av AI från tredje part och egenutvecklad AI.

Undersökningen visar på en betydande förändring i cio:ernas roll, som nu utvärderas främst utifrån affärsresultat snarare än operativt underhåll. Denna förändring har lett till att AI och maskininlärning har fått en framskjuten position. 51 procent av cio:erna identifierar dessa tekniker som en av sina mest angelägna prioriteringar, vid sidan av cybersäkerhet, vilket belyser deras avgörande roll för att driva organisationens framgång.

– Dagens cio:er arbetar i en tornado av innovation. Efter år av expansion av it till icke-traditionella ansvarsområden ser vi nu hur AI tvingar cio:er tillbaka till kärnuppdraget, säger Ken Wong, chef för Lenovos lösnings- och tjänstegrupp, i ett uttalande. 

Det finns en känsla av att det är bråttom att utnyttja AI på ett effektivt sätt, men snabbheten i införandet och säkerhetsutmaningar hindrar insatserna.

Trots den positiva inställningen till AI:s transformerande potential, som 80 procent av de tillfrågade cio:erna i undersökningen tror kommer att ha en betydande inverkan på deras företag, är vägen till integration inte utan utmaningar. Framför allt är stora delar av organisationerna inte förberedda på att snabbt integrera AI, vilket påverkar it:s förmåga att skala upp dessa lösningar. 

It-cheferna var minst benägna att identifiera affärsområden som nya produktlinjer ( 22 procent av de svarande), företagspolicyer för etisk AI-användning (24 procent) eller leverantörskedjan (26 procent) som AI-redo, men 49 procent ansåg att it-avdelningarnas egna tekniska färdigheter var AI-redo.

Cio:erna står också inför den ständiga utmaningen att visa och beräkna avkastningen på investeringar (ROI) för teknikinitiativ. Lenovos undersökning visade att 61 procent av cio:erna tycker att det är extremt svårt att bevisa avkastningen på sina teknikinvesteringar, och 42 procent förväntar sig inte någon positiv avkastning från AI-projekt inom det närmaste året.

Att fokusera resurser på AI påverkar också hållbarhetsarbetet inom it, enligt undersökningen. 38 procent av cio:erna rapporterade att de hade nedprioriterat hållbarhetsinitiativ som ett resultat av detta. En majoritet ser dock fortfarande AI som ett positivt netto för att uppnå it:s hållbarhetsmål, och endast 22 procent säger att AI-arbetsbelastningarnas miljöpåverkan kommer att göra det svårare att uppnå målen.

Finansiella och mänskliga resurser är ett annat område som ger anledning till oro: Medan 96 procent av cio:erna räknar med att öka sina investeringar i AI, är det bara cirka 20 procent som förväntar sig att deras it-budgetar ska växa med mer än 10 procent för att täcka dessa utgifter.

Den globala marknaden för managed services kommer att växa under 2024 på grund av ökade it-utgifter och större investeringar i managed services-avtal som involverar AI och cloud computing, enligt analysföretaget IDC.

”Denna trend kommer att fortsätta under de närmaste åren i takt med att fler organisationer experimenterar eller går live med AI-baserade tjänster. Även om en betydande del av it-utgifterna kommer att vara AI-centrerade, kommer molntekniken att fortsätta att driva it-marknaden”, säger IDC i ett uttalande.

Denna förväntade uppåtgående tillväxt, säger IDC, kan ses i den starka starten på året trots en nedgång i affärer 2022-23.

Enligt IDC undertecknades mer än 1 800 managed services-affärer under 2023 till ett värde av 100 miljarder dollar i totalt kontraktsvärde. Även om det totala antalet affärer minskade under 2023 jämfört med föregående år, förblev den genomsnittliga affärsstorleken konstant, enligt rapporten.

Det fanns en anmärkningsvärd ökning av antalet stora affärer, särskilt de som överstiger 100 miljoner dollar i kontraktsvärde. Denna trend tillskriver IDC de växande investeringarna från organisationer inom områden som AI och moln.

Av alla managed services-affärer under 2023 var mer än 45 procent av det globala totalvärdet koncentrerat till USA, vilket IDC tillskriver de ökade teknikinvesteringarna i regionen. 

”Flera noterbara avtal inkluderar: AT&T- och Ericsson-avtalet värt 14 miljarder dollar; Verizon Business- och HCL Technologies-avtalet värt mer än 2 miljarder dollar och Core Logic- och Cognizant-avtalet värt 1 miljard dollar”, skriver företaget. 

Västeuropa stod för 42 procent av det globala totalvärdet, vilket enligt IDC är en betydande ökning jämfört med 2022.

Västeuropa bibehöll en stark tillväxt trots olika ekonomiska och geopolitiska osäkerheter. Flera mega-affärer värda miljarder dollar i värde tecknades i regionen, som involverade AI-drivna tjänster och processförbättringar, däribland Liberty Global och Infosys-avtalet värt 1,5 miljarder pund, säger IDC. 

”Många av de stora affärerna undertecknades i Norden, till exempel avtalet mellan Danske Bank och Infosys samt avtalet mellan LähiTapiola och CGI, vilket ytterligare bidrog till tillväxten i regionen.”

AI styr och ställer

IDC-rapporten om managed services visar tydligt att AI-drivna affärer har fått allt större genomslagskraft under åren och företaget har förutspått att trenden kommer att fortsätta att hålla i sig under 2024. Den genomsnittliga storleken på AI-relaterade erbjudanden har mer än fördubblats under 2023 jämfört med 2022.

”Även om AI-erbjudanden huvudsakligen är paketerade med managed services, ser vi högre nivåer av AI-implementeringar i stora sektorer, särskilt tillverkning och finansiella tjänster”, påpekar IDC i rapporten.

Analysföretaget menar vidare att stora tjänsteleverantörer har gjort sitt bästa för att kompetensutveckla sin personal för att möta efterfrågan på generativa AI-applikationer ”eftersom organisationer vill ha ytterligare integration med sina befintliga applikationer och processer.”

Enligt analysföretaget kommer avtalsstorleken för managed services under 2024 att vara större än under 2023. 

”Trots blandade signaler från ekonomiska indikatorer förväntar sig IDC ett ökat antal stora managed services-kontrakt 2024 med en högre genomsnittlig avtalsstorlek”, säger företaget. 

IDC säger att flera mega-affärer med värde på mer än 500 miljoner dollar redan har tecknats under det första kvartalet 2024, varav 15 procent av värdet är från AI-relaterade affärer och 60 procent från molnrelaterade affärer.

Ett annat marknadsundersökningsföretag, Grand View Research, är också ganska optimistiskt och förutspår att MSP-intäkterna kommer att växa under 2024. 

”Den globala marknaden för managed services uppskattades till 299,01 miljarder dollar år 2023 och förväntas växa med en genomsnittlig årlig tillväxttakt (CAGR) på 13,6 procent från 2023 till 2030”, säger Grand View Research i en av sina rapporter.

IDC förutspår vidare att cirka 3 000 managed services-avtal värda över 150 miljarder dollar kommer att förnyas under 2024, vilket innebär betydande möjligheter för tjänsteleverantörer. 

”Mer än 200 av dessa affärer beräknas ha ett totalt värde på över 100 miljoner dollar”, tillägger man i rapporten.

För 120 år sedan när Getinge startade tillverkades jordbruksmaskiner men på 1930-talet ändrades inriktningen mot medicinteknik som är det man sysslar med än i dag. 

Under de senaste åren har produkterna blivit allt mer digitala med mjukvara som hanterar patientflöden, verktyg för operationsplanering och digital sterilhantering som optimerar lagerhållningen och ser till att kirurgiska instrument levereras på rätt tid och till rätt plats.

– Alla de här tjänsterna skalar vi nu och har ökat volymen mot våra slutkunder, säger Getinges cio Pelle Nilsson. 

Förra året lanserades också ett uppkopplat operationsbord och en lösning som kallas Servo Twinview, en slags digital tvilling där man via en dator, smart mobil eller surfplatta kan följa respirator-data kring en patient utan att behöva springa in och störa för ofta. Den ger också möjlighet till fjärrsupport, träning och enklare överlämningar för personalen på sjukhusen. 

Integreras på ett vettigt sätt

För att kunna erbjuda den här typen av tjänster krävs att de stöds även internt. 

– Verksamheten driver sin egen produktutveckling och sedan samverkar vi så att de integreras på ett vettigt sätt i rätt miljöer. Exempelvis ser vi till att vi inte jobbar i isolerade miljöer när det gäller cybersäkerhet utan att vi har en gemensam tanke kring det och använder gemensamma verktyg. 

I it-organisationen arbetar man också hårt på att öka datakvaliteten och förbättra datahanteringen för att bättre kunna utnyttja sina datakällor och arbeta mer datadrivet. När det gäller masterdata så har man ganska god kontroll i dag men i övrigt finns det mycket arbete kvar att göra enligt Pelle Nilsson. 

– Där har vi en lång väg att vandra ännu. Det är svårt med ägarskap i en stor organisation och att få datahanteringen strömlinjeformad. 

Data från bolagets uppkopplade produkter samlas in i den egna plattformen där kunderna sedan får tillgång till informationen via en portal.

– I  en förlängning tänker vi oss nya tjänster såsom att kunna hantera prediktivt underhåll baserat på vad vi vet om produkterna. 

Tillgång till data

Under de senaste två åren har Getinge migrerat sina äldre BI-lösningar till en modern Power BI-miljö så att slutanvändarna enklare ska få tillgång till den data de behöver.

Dessutom har bolaget arbetat med maskininlärning för att samla ihop information från olika publika källor som kan användas för marknads- och produktanalyser internt. I framtiden ser man möjligheter att göra information än mer lättillgänglig genom att användaren ska kunna söka information direkt från ett datalager istället för att gå via traditionella BI-verktyg.

Ett annat exempel på hur Getinge använt maskininlärning är en applikation som gjordes under covid – och som mest användes i Tyskland – där man på en karta kunde se hur många smittade det fanns i olika områden och var Getinges applicerbara produkter var sålda,  för att kunna flytta produkterna från ett sjukhus till ett annat  så att de hamnade där de bäst behövdes. 

Generativ AI öppnar möjligheter

– Men nu är det ju generativ AI som sparkat in dörren och gjort AI mer tillgängligt. Det öppnar upp för många nya möjligheter för ett bolag som oss. Allt ifrån enklare översättningstjänster till mer avancerade lösningar för att skapa produktkataloger eller riskanalyser, säger Pelle Nilsson. 

Han berättar att Getinge är i ett tidigt stadium men att trycket från ledningen är högt. Bland annat testas nu Microsoft Copilot i ett antal pilotgrupper, bland annat har det rullats ut till delar av ledningen. 

Precis som många andra letar Getinge efter användningsfall för AI-applikationer och koncepttestar tillsammans med verksamheten. Idéer samlas i en databas där de poängsätts efter värdet som de kan ge – 25 lite större områden har identifierats där man ser ett mer omedelbart värde för för Getinge. Verksamheten bidrar aktivt med idéer även om intresset varierar mellan olika delar av företaget.

– Det finns ju också mycket information om vad andra företag gör och för oss gäller det att omsätta det till Getingeunika idéer.  Men det gäller att få en balans i hur mycket man investerar och värdet man får ut. 

Försöker vara agnostiska

Och det är en svår balansgång konstaterar Pelle Nilsson. Å ena sidan finns ett krav från verksamheten om fler AI-tjänster och samtidigt gäller det att ha koll på kvalitet och kostnad. 

– Vi vill inte binda oss till specifika leverantörer eftersom det rör sig så fort så vi försöker vara agnostiska. Avvägningarna är svåra att göra och kommunicera, som användare vill man ha ett ja eller ett nej, säger han. 

För att komma vidare arbetar Getinge med flera piloter och försöker hitta interna verktyg som går att skala utan att det tar för mycket resurser för att kunna erbjuda mer till medarbetarna. På det kan det krävas mer specifika verktyg till de mer avancerade användarna och där tänker sig Pelle Nilsson att det kan behövas en användarklassning för vilka som har vilka behov. 

Flera utmaningar

Samtidigt som det pågår mycket digitaliseringsarbete på Getinge så finns det också utmaningar på vägen. En av dem är teknikskuld som byggts på genom att företaget köpt upp ett antal bolag på senare tid. 

– Det blir lite uppförsbacke när man förvärvar bolag och få in dem på vår mer standardiserade plattform för att nå skalfördelar och det tar tid – vi har inte så stora resurser att vi kan sätta in ett ”swat team”. 

Men den riktigt stora utmaningen är en annan, nämligen den allt större mängden regelverk som företaget måste följa. Allt ifrån branschspecifika krav till regelverk för cybersäkerhet och AI och som sätter press inte bara på interna processer utan även att ha koll på sina leverantörer. 

– Det är tufft att möta och att samtidigt hinna med alla de krav på oss som kommer internt, säger Pelle Nilsson. 

Olika krav i världen

Han pekar på att kraven inte bara kommer från EU utan att ett globalt företag som Getinge också behöver följa krav i andra delar av världen som inte alltid harmonierar med EU:s. 

– Ett typiskt exempel från de senaste två åren är allt det som handlat om var data ska lagras. EU var först ut men nu börjar andra delar av världen också ställa krav på lagring, ibland ner på landsnivå. Och det skapar hinder för hur data kan flyttas mellan regioner och det blir tuffare med globala tjänster. 

Arbetet med regelefterlevnad genomsyrar också hela det digitaliseringsarbete som pågår – det läggs in i alla processförbättringar och är en del i arbetet med att få kontroll på sina data och se till att hålla en bra datakvalitet. Just nu handlar det mycket om EU:s nya säkerhetsdirektiv NIS2. 

– Vi arbetar tillsammans med vår verksamhet och det finns även med i vår produktutveckling. Om man tittar på den lagstiftning som kommer ska vi också kunna förklara hur våra AI-tjänster fungerar och leda dem tillbaka till grunddata. Och då gäller det att ha kontroll över sina datakällor, säger Pelle Nilsson. 

En rusning efter investeringar i artificiell intelligens och en naturlig utbytescykel för datorutrustning som köptes under covid-19-pandemin kommer att leda till en ökning av de globala it-utgifterna med 8 procent i år, förutspår Gartner.

Intresset för AI, som byggts upp sedan förra året, kommer att driva en 10-procentig ökning av utgifterna för datacentersystem i år och driva de globala it-utgifterna till 5,06 biljoner dollar, säger John-David Lovelock, analytiker på Gartner.

– Inget företag kom ut 2023 utan att ha en berättelse om hur mycket bättre deras företag skulle bli, hur mycket bättre deras produkter skulle bli, hur mycket bättre deras kunders liv skulle bli på grund av generativ AI, sa han. 

– Det fanns väldigt starka berättelser om hur bra generativ AI skulle bli.

Med detta sagt bör cio:er som köper in sig i AI-hypen vara uppmärksamma på att deras ambitioner sannolikt ligger långt före deras förverkligande, säger Lovelock. Enligt en Gartner-undersökning som genomfördes i slutet av 2023 planerade 42 procent av cio:erna att använda generativa AI-verktyg under det tredje kvartalet i år, och 55 procent planerade att lansera någon annan typ av AI eller maskininlärning under samma tidsram.

Men dessa tidsramar – och investeringar – är ”mycket ambitiösa”, säger Loveland. 

– Det finns inte en chans för de flesta företag att komma i närheten av detta. De kommer inte att ha en meningsfull generativ AI-produkt eller -tjänst igång på sitt företag i slutet av det här året.

Med andra ord kommer cio:er sannolikt att lägga mer budget på spekulativa initiativ som är mindre sannolika att ge resultat.

Vad ger AI mig?

Företag som köper marknadsföringen om fördelarna med AI måste leta efter proof of concept, säger Mark McDonald, analytiker på Gartner. De första tillämpningarna av generativ AI kommer sannolikt att vara inriktade på enkla uppgifter, som att svara på e-post och analysera avtal.

– Det krävs mer än att bara installera programvara för att få generativ AI att fungera, säger McDonald.

Ett stort problem med att införa AI är bristen på en tydlig och övertygande investeringsstrategi, tillägger McDonald. 

– Många generativ AI-initiativ drivs av styrelsens och chefernas rädsla för att hamna på efterkälken, säger han. 

– Alla befinner sig fortfarande i startgroparna ur ett företagsperspektiv.

AI utlovar kostnadsbesparingar, produktivitetsförbättringar och bättre kundupplevelser, men cio:er måste ta reda på hur man beräknar ROI, säger McDonald. 

– Frågan blir då: ”Vad kommer jag att få ut av det här?” Den investeringen är inte nödvändigtvis trivial.

Medan företagen försöker införa AI kommer många programvaruleverantörer att översvämma marknaden med AI-baserade produkter under de kommande två åren, enligt Lovelock. AI-baserade e-post- och samarbetsverktyg, innehållstjänster och CRM är redan här, och AI-baserad säkerhetsprogramvara, supply chain management, apputveckling och ERP kommer eller har kommit i år, konstaterar han. Många AI-appar kommer att bli vardagsmat under det närmaste året eller två.

– Om leverantörerna är ute efter att vara först på marknaden är det här ett fönster på ett år inom många programvaruområden, högst två år, säger han. 

– Om du tillåter dina konkurrenter att ha en gen AI-produkt och du inte har det, kommer du att förlora marknadsandelar. Generativa AI-system kommer att finnas i alla produkter och tjänster.

Tidig avkastning, tillhörande prishöjningar och frågor kring mervärde är sådant som gör att vissa cio:er ännu inte är helt sålda på generativa AI-funktioner.

Datacenter axlar tyngden

För att stödja AI-arbetsbelastningar kommer utgifterna för datacentersystem att öka med 10 procent under 2024, enligt Gartner, jämfört med en ökning på 4 procent under 2023. Hyperscalers kommer att köpa ca 70 procent av de AI-servrar som köps i år, förutspår Loveland.

Gartners nya prognos för it-utgifter förutspår utgiftstillväxt i alla fem stora it-kategorier, inklusive programvara, it-tjänster och kommunikationstjänster.

I januari förutspådde Gartner en ökning av it-utgifterna med 6,8 procent i år och en tillväxt på 3,3 procent år 2023.

Utgifterna för programvara kommer att öka mest 2024, med 13,9 procent, men it-tjänster och kommunikationstjänster förblir de två största it-kategorierna, med utgifter på 1,39 biljoner respektive 1,49 biljoner dollar 2024.

En annan stor förändring jämfört med 2023 gäller kategorin enheter, som minskade med 9,1 procent under 2023. Gartner förutspår att utgifterna för smartphones, datorer och surfplattor kommer att öka med 3,6 procent i år, eftersom företag och konsumenter börjar ersätta det stora antalet enheter som köptes 2021 för anställda och studenter som stannade hemma under covid-pandemin.

Under 2021 såldes enheter för cirka 809 miljarder dollar, medan Gartner förutspår enhetsutgifter på 687 miljarder dollar under 2024, efter ett par år med oförändrad eller nedåtgående trend.

– Vi är äntligen på väg tillbaka till en regelbunden utbytescykel, säger Loveland. 

– Företag kommer tillbaka tre år senare och säger: ”Nu är det dags att börja uppdatera enheterna igen”.

För fyra år sedan beräknade Lantmäteriet i en rapport att samhällsnyttorna med att öppna myndighetsdata, avgiftsfritt och utan begränsande villkor, skulle uppgå till 10-21 miljarder kronor. Ett av de fem områden som rapporten tittat på var samhällsbyggnad där man beräknade det årliga värdet av öppna geodata till mellan tre och 6,2 miljarder kronor. 

Men det räcker inte med öppna data för att nå fram till en digitaliserad, enhetlig och obruten samhällsbyggnadsprocess – datan måste vara användbar med den nya teknik som erbjuds också.

Sedan två år tillbaka finns nationell geodataplattform, NGP etablerad. Datamängderna som standardiseras, struktureras och tillgängliggörs genom maskin-maskin-gränssnitt via NGP syftar till att skapa möjlighet för en digital samhällsbyggnadsprocess och ingår också som en del i det större uppdrag om en gemensam digital infrastruktur för hela den svenska förvaltningen som Myndigheten för digital förvaltning samordnar. 

Samordnas av lantmäteriet

När det gäller NGP så är det Lantmäteriet som samordnar arbetet med att bygga upp plattformen där geodata från kommuner och statliga myndigheter ska få möjlighet att göra sina datamängder tillgängliga. 

Lantmäteriet har tillsammans med bland annat 15 myndigheter och SKR en samverkan i Geodatarådet där Försvarsmakten, Havs- och vattenmyndigheten, Naturvårdsverket, Sjöfartsverket, SCB, Trafikverket, SMHI och Boverket är några av de myndigheter som ingår. Ett forum som är en viktig förutsättning för uppdraget enligt Malin Klintborg som är ansvarig för arbetet på Lantmäteriet. 

– Vi driver egentligen inte ett teknikprojekt utan ett städprojekt. Maskininlärning ställer högre krav på våra geodata – kvaliteten och detaljnivån måste öka och de lyfts till 3d, eller helst 4d där historiska data är med också, säger hon. 

Hon beskriver dagens samhällsbyggnadsprocess där alla steg ska gås igenom – översiktsplan, detaljplan, fastighetsbildning och så ner till bygglov. Men i en smart digital process så kan den processen kortas rejält genom att de olika delarna viktas och hanteras automatiskt. 

Skapa digitala tvillingar

Exempelvis kan man skapa digitala tvillingar där man kan testa olika scenarios. Redan i dag har till exempel Göteborg och Norrköping börjat använda digitala tvillingar för sina egna data men när alla data samlas på NGP kan det göras över hela landet. 

– Då kan nationella AI-lösningar etableras för flera ändamål, även om just besluten ligger kvar i människohand, så kan AI kan lägga rekommendationer. Om vi arbetar datadrivet så får vi möjlighet att flytta fram positionerna och skapa smartare samhällsbyggnadsprocesser. Men sedan är det ju mycket politik i det också, mycket hänger på politikens ambition och finansiering. 

Data som läggs in i NGP struktureras i enlighet med andra delar i den digitaliserade förvaltningen. 

–  Vi synkroniserar så att det blir på samma sätt som inom exempelvis e-hälsa eller Skatteverket. 

Automatisk säkerhetsbedömning

När det gäller den ursprungliga tanken om en helt öppen och fri datadelning har man dock fått ta några steg tillbaka på grund av det spända världsläget. 

– Vi kan inte ha den mest detaljerade datan helt öppet, utan då generaliseras datamängden till en lämplig nivå. Nu när vi gör det till strukturerad data kan vi också lägga in en proaktiv säkerhetsbedömning för datamängden och undvika sekretessbelagd information. 

Bland det första på den nationella plattformen är detaljplaner – sedan 2021 har det varit krav på att de ska vara digitala. Genom att de blir till strukturerad data i stället för pdf:er kan de olika attributen hanteras som egen information.. 

– Det gör exempelvis att man genom att använda augmented reality för att titta på en plats och se var prickmark finns eller hur det ser ut när vi plockar in byggnader i 3d, säger Malin Klintborg. 

Fornminnen inlagda

I december förra året blev Riksantikvarieämbetet först ut av myndigheterna att lägga ut data i NGP. Det handlar om information om fornminnen och andra kulturhistoriska lämningar och definierar typ av lämning, identitet, geografiska uppgifter, kvalitetsparametrar, antikvarisk bedömning och statusuppgifter. 

Senaste tillskottet är ett litet dataset från Skogsstyrelsen – gränsen för fjällnära skog. 

– Och vi väntar nu på 80 dataset med statistik från SCB. De är väldigt entusiastiska över att de nu slipper extrajobb eftersom de slipper göra om sina data när de nu är standardiserade. Interoperabilitet är ju det man eftersträvar, säger Malin Klintborg. 

– Plattformen kan också användas till olika statistikändamål när vi fått in mer övergripande dataset. Som hur många byggrätter som finns kvar i landet, hur olika fastighetsbestånd ser ut och hur de används och liknande. 

Ta fram färdplan

Som en fortsättning på arbetet med NGP så driver Lantmäteriet också ett annat regeringsuppdrag som man fick i höstas. Det handlar om att ta fram en färdplan för en digitaliserad samhällsprocess som ska läggas fram nu i slutet av april. 

– Den sträcker sig fram till 2035-2040 och där är just datamängderna grundläggande för de andra processerna. Det finns inga genvägar till digitalisering. 

Kärnan i arbetet är samverkan och det är utmanande för myndigheternas och kommunernas styrstruktur. Man måste förstå att det man arbetar med inte alltid är till omedelbar nytta för den egna verksamheten utan se det ur ett bredare perspektiv. 

Och samtidigt som investeringen görs nu så har den en rejäl intjäningstid framhåller Malin Klintborg.

– Normalt brukar man tala om en effekthemtagning inom tre år men det är väldigt svårt med ett så här stort nationellt projekt, det tar längre tid. Därför är finansieringsfrågan väldigt viktig och att den blir långsiktig och speglar den nya verksamhet som ska bedrivas, säger hon. 

AI är begreppet för dagen överallt – även i affärssystemsbranschen konstaterar affärssystemsexperten Jonas Andersson, vd för analys- och konsultbolaget Herbert Nathan. 

– Alla pratar om det för att alla andra gör det. Men en del som pratar om det kanske inte har så mycket att komma med. 

Faktum är att än så länge är det inte så många som på allvar har så mycket att komma med när det gäller AI i affärssystem vid sidan av Chat GPT och Copilot-verktyg som flera affärssystem erbjuder i dag. Men det tycker Jonas Andersson inte riktigt lever upp till att kallas AI. 

– Det är fantastiska hjälpmedel men är mer en teknik för att jobba med stora datavolymer. Sammanställa texter baserat på ett visst innehåll. Och det gör oss inte smartare men effektivare, vilket såklart är bra. 

Fyra ´tekniker grunden

Men i Jonas Anderssons bok krävs fyra tekniker som samverkar för att det verkligen ska kunna handla om AI fullt ut. Nummer ett är att kunna kommunicera med datorn och att den kan tolka det man kommunicerar genom språkteknik, röststyrning eller ögonstyrning exempelvis. Nummer två är RPA:er, mjukvarurobotar som automatiserar repetitiva uppgifter, det tredje är maskininlärning där systemet bygger algoritmer som gör systemet klokare över tid och det fjärde är predikativ analys genom att systemet kan hitta anomalier i stora system. 

– När de fyra verktygen samverkar i bakgrunden får vi det som vi i dag upplever som AI, säger han. 

De stora leverantörerna – SAP, Microsoft, Infor och Oracle, är på god väg att integrera AI i sina affärssystem även om de inte utvecklar själva tekniken. 

– De nyttjar beprövad teknik och nu börjar vi se, i version för version, exempel på funktionalitet som kunderna kan använda. Förutom RPA så kommer predikativ analys mer och mer. 

Molnet avgörande

För att AI verkligen ska komma till sin rätt så är det dock avgörande att affärssystemen finns i molnet enligt Jonas Andersson. 

– Leverantörerna som arbetar med byggstenarna lär sig dag för dag och då duger det inte med en uppdatering om året utan kanske varannan månad. Och det kräver en cloudbaserad kontext. 

Ska man kunna använda sig av predikativa analyser kräver det också så pass stora datavolymer att de knappast kan hanteras inhouse vilket ytterligare gör molnet till en förutsättning för AI. 

– I dag ser vi bara enstaka exempel på AI-funktionalitet i affärssystemen men jag tror att vi inom en tvåårsperiod kommer att se väldigt många konkreta exempel. De stora leverantörerna har kommit ganska långt men först måste  partnerledet bli varma i kläderna. 

Ger det tio år

Att AI-utvecklingen ytterligare driver på mot molnet gör att affärssystem on prem kommer att självdö förutspår Jonas Andersson. 

– Traditionell on prem är dödsdömt. Jag ger det max tio år, säger han. 

– Och det beror inte på att de är dåliga utan på att det inte går att ta till sig möjligheterna med den nya tekniken utan kontinuerliga uppdateringar och för det krävs att det är molnbaserat. 

Kan krävas speciallösning

Samtidigt finns det några sektorer som undviker molnmiljöer av säkerhetsskäl – det handlar framför allt om bank- och finans, säkerhetsbranschen och offentlig sektor. För att lösa det så krävs en speciallösningar som några av de stora molnleverantörerna erbjuder och som ibland kallas gov cloud vilket innebär att leverantören erbjuder en alldeles egen instans i sin molnmiljö. 

– Man kan säga att man installerar en cloudtjänst i källaren men att leverantören hanterar den. Några leverantörer har börjat ta de steget – Oracle har kommit ganska långt och Microsoft och Infor är på gång, säger Jonas Andersson. 

– Även om marknaden inte är så stor så finns intressanta kunder som exempelvis det svenska försvaret där det kan handla om miljardkontrakt. 

Men det finns ett problem när det gäller den del av offentlig sektor som av säkerhetsskäl tvekar inför molnet. När de upphandlar affärssystem i form av exempelvis logistikstöd så vill de ha det internt men också ha en löptid på 10-15 år vilket inga leverantörer i dag är intresserade av att erbjuda. 

– De hamnar i limbo och just nu finns det ingen lösning för det.

Ordning på sina data

För de företag som kan lägga ut affärssystemet i molnet och som vill vara med på AI-resan framåt är det viktigt att se till att de har ordning på sina data för att få ut potentialen. 

– Det finns inget likhetstecken mellan cloud och masterdataprojekt men i förlängningen så blir det det eftersom det är en förutsättning för att kunna nyttja AI-tekniken på allvar. Om vi tar beslut baserat på inkorrekt data så blir det mer problem än nytta – predikativ analys ger ingen effekt om datamassan är sjuk. 

I ett läge där datamängderna dessutom ökar drastiskt eftersom det är billigt att lagra och intensiteten i transaktionsflöderna stiger så blir det extra viktigt att få ordning på det. 

– Jag rekommenderar starkt att man tillsätter någon som är ansvarig för masterdata för det är verkligen kritiskt för framgången framåt. 

Fundera på effekterna

Dessutom tycker Jonas Andersson att vi också måste börja fundera på vilka effekterna blir på arbetsplatsen när affärssystemet för med sig nya AI-kolleger in på ekonomiavdelningen. 

– Den stora effekten blir förstås att det frigör väsentligt med arbetstid som kan användas för att utveckla verksamheten, processerna kundrelationen. Men man kan också fundera på vad som händer när det i stället för 15 personer som arbetar med ekonomi blir sex som arbetar med virtuella kolleger. Nya kolleger brukar förändra gruppdynamiken – så hur förhåller vi oss till dem? Och har vi en plan för vem som är ansvarig för dem? 

Nyligen meddelade försvarskoncernen Saab att man höjer tillväxtmålen fram till 2027 rejält – från 10 till 15 procent. Höjningen är kopplad till Rysslands fullskaliga invasion av Ukraina och det faktum att många länder nu rustar upp vilket syns tydligt i en ökad orderingång. 

Det innebär också att bolaget nu räknar med att anställa flera tusen nya medarbetare under året. Och även it-avdelningen växer kraftigt konstaterar cio:n Annette Eriksson. 

– De senaste två åren har vi vuxit med flera hundra personer och är nu 1 500-1 600 globalt, säger hon. 

Bred rekrytering

Rekryteringen är bred och sker inom i princip alla områden – från projektledare till säkerhetsexperter och it-arkitekter. 

 – Vi som it-avdelning är en viktig supportfunktion som är avgörande för att klara tillväxttakten. Och nu när vi fått in så många så jobbar vi väldigt mycket med kompetensomställning, styrning, ledning och ledarskap. 

It-organisationen på Saab är också mycket personalintensiv eftersom många av företagets system är egenutvecklade och on prem. Det gör att man behöver kompetens både inom äldre typer av teknik för att hantera äldre system och inom det allra senaste. 

Att så mycket av it-systemen utvecklas och driftas internt beror på att molnet inte är ett självklart val med tanke på att säkerheten är högprioriterad. 

Cloud smart som gäller

Till skillnad från många andra företag som är helt inriktade mot molnet och som har gått efter strategin ”cloud first” så är det ”cloud smart” som gäller här. 

– Det finns områden där man absolut kan anamma cloudteknik, den kan vara privat, den kan vara hybrid, den kan vara publik. Där det går att använda mer publika leveransmodeller ska vi göra det, det arbetar vi med intensivt, för att kunna använda det som finns därute. 

Dessutom går en del av de stora produktleverantörerna mer och mer mot molnet – och även slutanvändare i form av det amerikanska eller svenska försvaret exempelvis. Det sätter ytterligare tryck på Saab att se hur man kan röra sig i det och kunna jacka in i det övriga ekosystemet. 

Inte heller när det gäller AI och inte minst generativ AI kan Saab testa verktyg som Chat GPT som just kopplar till det publika molnet. Den typen av teknik måste testas helt internt. Och Saab testar också kommande teknik enligt ett koncept som de kallar Center of excellence. 

– Där arbetar vi med olika representanter för verksamheten för att testa ny teknik och ta fram konkreta lösningar och det har fungerat väldigt bra, säger Annette Eriksson. 

Beroende på teknik så kan de grupper som arbetar kring en tänkt lösning inbegripa olika många personer från gång till gång. 

Agilt – men inte bara

Under de senaste åren har Saabs it-verksamhet också börjat anamma ett allt mer agilt arbetssätt. Men som på många andra företag så går man inte hela vägen utan arbetar också i traditionella projekt. 

– Vi använder en blandning – jag ser det mer som både och i stället för antingen eller. Det avgörande är att man har en medvetenhet kring vilken metod man väljer från fall till fall, en tydlighet. 

Annette Eriksson poängterar att Saab som bolag går mot att vara mjukvarudrivet – där mjukvara är kärnan i nästan alla tjänster och produkter. Och därför är det viktigt att analysera hur man kan använda olika tekniker som öppen kod och AI.

– Det är viktigt att vi gör det för att klara resan mot en mjukvarudriven affär på rätt sätt. 

Redan i dag är också mjukvara avgörande i flera av företagets spetsprodukter som exempelvis Gripen E där den flygkritiska mjukvaran är separerad från resten av planet vilket innebär att en uppgradering kan ta en dag i stället för flera månader. Något som är unikt för just Gripen E. 

Vad innebär det då att vara cio på ett företag som genomsyras av teknik och teknikkunniga personer? 

– Vi inom it arbetar ju med verksamheten och jag ser det bara som en fördel. Vi inom it-organisationen ser it som det som möjliggör affären och sedan finns det också mjukvara ända längst ut i våra produkter. Men sedan kan vi ju inte tillåta vilken kreativitet som helst när det gäller våra interna it – det finns krav på arkitektur och integration. 

Möten har varit problematiska i årtionden. De används ofta som en universallösning på olösta problem. Och en kronisk brist på mötesdisciplin innebär att trots all tid som läggs på att samla människor så åstadkoms inte mycket. 

Nu, i en värld där det är vanligt med distansarbete, hybridarbete och flexarbete, håller möten på att bli något av en konstant kris i många organisationer. De skadar produktiviteten och skapar kaos i medarbetarnas moral. 

Och trots att många distansarbetare säger att de känner sig bortkopplade är den missriktade uppfattningen att ännu fler möten är lösningen.

Hur man kopplar samman de som inte är uppkopplade

En nöjd medarbetare kan sitta på ett hemmakontor. Men det finns också en elefant i rummet. Elefanten är att många medarbetare känner sig isolerade, ensamma och bortkopplade från de människor de arbetar med och från företagets uppdrag. 

Det är mer än bara en känsla. En färsk Gallup-undersökning visade att endast 28 procent av distansarbetarna känner en koppling till arbetsgivarens uppdrag eller syfte, vilket är den lägsta nivån sedan covid-19-pandemin.

Det låter som ett starkt argument för att återgå till kontoret och mot trenden med distansarbete. Men det visar sig att bara 33 procent av de heltidsanställda kontorsarbetarna kände den kopplingen. Så bristen på samhörighet mellan arbetstagare är ett problem för både distansarbetare och kontorsarbetare. 

Lösningen är fler möten, eller hur? Tja, inte direkt. 

Jag pratade med Molly Sands, som leder Atlassians Team Anywhere Lab. (Labbet utformar ”evidensbaserade metoder för högpresterande distribuerade team”, enligt företaget).

– Möten är det mest överutnyttjade verktyget, säger hon. 

– Folk använder dem för allt möjligt, och de har alldeles för många. Det här är inget nytt problem. 

Att möten är problematiska verkar vara väl känt: 80 procent av de tillfrågade i en undersökning Atlassian gjort säger att de skulle vara mer produktiva om de tillbringade mindre tid i möten, enligt Sands. 

– Mer än hälften av de tillfrågade säger att de arbetar övertid eftersom de har så många möten att de inte kan få jobbet gjort på dagarna. Så det här är ett effektivitetsproblem för företagen.

Och även om den övergripande upplevelsen på kontoret kan minska känslan av isolering, säger Sands att det inte finns några bevis för att möten i sig får människor att känna sig mer delaktiga. 

Hybridmöten skapar sämre kontakt

En del av problemet är att den nya världen av möten – som tenderar att ske i realtid via videokonferensverktyg som Zoom, Cisco Webex, Google Meet och Microsoft Teams – är mindre kontaktskapande än personliga möten. Dessa verktyg uppmuntrar också möten mellan människor över hela världen, vilket skapar ett nytt problem. 

Kravet på att två, flera eller många personer ska ägna lika mycket tid åt ett realtidsmöte är ett stort problem. Det belastar vissa medarbetare mer än andra, beroende på deras tidszon. ( Ett möte kl. 14.00 i Kalifornien är ett möte kl. 22.00 i Tyskland – och ett möte kl. 06.00 i Japan).

Och det undergräver målet med flexibelt arbete, som är avgörande för hur nöjda medarbetarna är. En medarbetare som arbetar hemifrån och behöver ett flexibelt arbetsschema får inte den flexibiliteten om halva dagen går åt till schemalagda möten i realtid. 

Ett annat sätt som revolutionen inom distansarbete har påverkat kontorsarbetet är att en mycket större andel av mötena sker med kollegor som inte är närvarande i rummet, även för personer som arbetar på kontor. De som arbetar på kontor ägnar nu större delen av sin tid åt att samarbeta med kollegor som inte är fysiskt närvarande. 

Resultatet: både kontorsanställda och distansarbetare känner sig alltmer bortkopplade samtidigt som de belastas av möten. 

Sands forskning visar att nyckeln till framgång, förutom ett par korta uppdateringsmöten varje vecka, är asynkron skriftlig kommunikation och videokommunikation, med fokus på prioriteringar och erkännande.

Asynkron video minskar kraftigt bördan av realtidsmöten samtidigt som den ger många av de psykologiska fördelarna. Det erbjuder tidsflexibiliteten hos e-post med den personliga visuella tillfredsställelsen hos videosamtal. 

– Det finns många bättre sätt nu när den nya tekniken har öppnat upp för oss att dela information och skapa kontakter, säger Sands.

Det bästa, enligt min mening, är att vi bara har börjat. 

Förstärkta eller virtuella mötesplatser?

Augmented reality och spatial computing lovar att skapa en ännu bättre känsla av samhörighet genom holografiska avatarer. Det innebär att många av de interaktioner på kontoret som främjar en känsla av samhörighet blir möjliga nästan var som helst. ”Titta in” kan ersättas av ”pop-up”- hologram. Samtalen vid kaffemaskinen, spontana samarbeten och brainstorming kan äga rum i virtuella utrymmen. 

Verktyg för artificiell intelligens lovar att revolutionera internkommunikationen och hjälpa organisationer att skapa en känsla av samhörighet bland medarbetarna, övervinna kommunikationshinder och få fram rätt data från organisationskommunikationen för bättre beslutsfattande. 

Förmågan hos verktyg för generativ AI att klippa och skära i innehåll innebär att kommunikationen kan anpassas till mottagarnas inlärningsstilar, informationsbehov och specifika språk. Ett enda missiv från en chef kan tas emot av en medarbetare med detaljerad komplexitet, en annan som punktlistor och ytterligare en som ett talat ”röstmeddelande”. 

AI kan hjälpa till att bryta ner stuprör och dela mer information från hela organisationen utan att överbelasta medarbetarna med tidskrävande möten. 

Generative AI-verktyg kan också samla in stora mängder information som skickas fram och tillbaka inom en organisation och utföra känsloanalyser som visar informationschefer och företagsledare var det finns frustration, förvirring eller brist på riktning. AI-verktyg kan till och med utnyttja kommunikationens kollektiva medvetande och erbjuda mikroutbildningar för medarbetare som inte förstår något.

Det är dags för ett totalt omtag när det gäller möten

Slutsatsen är att det nu är ett perfekt tillfälle att ompröva alla aspekter av de möten som äger rum varje dag på ditt företag. De är nu alldeles för frekventa, alldeles för långa och alldeles för ineffektiva. Det är dags att gå över till asynkrona och avancerade kommunikationsformer som erbjuds genom en rad nya verktyg och nya ledningsmetoder.

Dina överbelastade och överplanerade medarbetare kommer att tacka dig.

De svenska lärosätena har 620 000 studenter, 85 000 anställda och omsätter 83 miljarder kronor varje år. Samtidigt krävs att resurserna utnyttjas så effektivt som möjligt. Och för att lyckas med det formerade cio:erna på de 38 största högskolorna och universiteten en samverkansgrupp för sju år sedan – ITCF, Sveriges universitets och högskolors it-chefsforum.

– Vi blir stora när vi gör saker tillsammans och genom att ta det här steget blir vi bättre hantera det vi har och ta oss vidare i vår digitaliseringsresa., säger Johan Johansson, tidigare it-direktör på Lunds universitet och den som driver nätverket.

Joakim Nejdeby, digitaliseringsdirektör vid Linköpings universitet och styrgruppsordförande i ITCF, instämmer och beskriver gruppen som högskolesektorns SKR, samarbetsorganisationen för Sveriges Kommuner och Regioner. 

– Vi har i grunden samma uppdrag i vår sektor även om alla lärosäten inte är statliga utan vissa drivs i stiftelseform exempelvis. Men hade vi startat forumet i dag hade vi troligen kallat det för ett digitaliseringsforum. 

Arbeta på olika ställen

Att samverka kring lösningar är ett måste för att studenter och forskare ska kunna röra sig mellan universitet, som många gör i dag, och ändå kunna fortsätta arbeta på samma sätt. 

– Man kanske börjar sitt jobb på Linköpings universitet på förmiddagen – och sedan jobbar man några timmar på Lunds universitet på eftermiddagen. Det ska fungera utan ansträngning, säger Joakim Nejdeby. 

En del gemensamma lösningar sträcker sig utomlands också – exempelvis den som kallas eduroam som gör det möjligt att identifiera studenter och forskare så att de kan logga in sig på trådlösa nätverk på olika lärosäten runt om i världen och enkelt kunna arbeta vidare som vanligt.  

Inte alltid överens

Att it-cheferna vid lärosätena känner varandra vid förnamn är en viktig förutsättning för att lyckas. Men bara för att man samarbetar betyder det inte att alla alltid tycker lika. 

– Vi är absolut inte överens om allt. Men det gör också att vi kan lyckas få en diskussion som slutar med något bra, säger Joakim Nejdeby. 

Och Johan Johansson framhåller att alla inte heller behöver vara överens. 

– För att vi ska göra något alla behöver inte alla vara med, tio universitet kan göra något gemensamt som de andra inte är med på, säger han. 

Förändrat cyberhot

Några områden står i fokus för samarbetet. 

Det första är cybersäkerhet där man arbetar med att ta fram gemensamma lösningar och göra gemensamma upphandlingar. 

På senare år har cyberhotet mot universiteten förändrats. Joakim Nejdeby beskriver hur det under 90-talet snarare skämtades om att brandväggarna runt universiteten borde vara riktade åt andra hållet så att omvärlden skyddades från studenterna. 

– Under en ganska lång period var hackarna mest intresserade av våra resurser för beräkningskapacitet för att använda dem som språngbräda för sina attacker. Men idag ser det annorlunda ut – nu är det vår verksamhet som är målet, att komma åt forskarnas information på deras datorer. Det är en ny och högre nivå men också ett perspektivskifte. 

För visst är forskningen öppen men ofta inte förrän den är publicerad och klar, innan dess vill man skydda den. 

Minska kostnader

Ett annat område som är i fokus för samverkan är inte helt överraskande ekonomin – precis som alla andra verksamheter påverkas universiteten av inflation och bristande resurser. 

– Men där finns mycket att göra för att få ner priserna gemensamt genom att upphandla tillsammans eller bara teckna gemensamma avtal. 

Dessutom finns det inom ITCF ett nätverk för licensspecialister som utbyter information och kunskap för att se till att det blir så optimalt som möjligt. 

Förutom att köpa in digitala lösningar gemensamt men implementera lokalt så kan det också gå till så att man upphandlar via en organisation som sedan erbjuder det som en tjänst. Exempelvis erbjuder det gemensamma datornätverket Sunet Zoom åt högskolesektorn vilket också innebär att de kan addera vissa tjänster och få helheten att hänga ihop. 

– Genom att de kan koppla på sin lösning för exempelvis identifiering så lägger det till ytterligare värde, säger Joakim Nejdeby. 

Locka kompetens

Ett tredje område som ITCF fokuserar på är kompetensförsörjning där det visserligen är svårare med gemensamma lösningar men där det mer handlar om att diskutera hur man ska arbeta som organisation för att vara en attraktiv arbetsgivare. 

På samma sätt som det finns ett nätverk för licensspecialister kopplat till ITCF så finns det ytterligare 14 subnätverk för olika kompetenser – exempelvis it-arkitekter och cybersäkerhet. 800 personer av de 3 000 som arbetar med it på universiteten deltar i något av nätverken. Det gör att det finns möjlighet att ta del av varandras kompetens – och är också något som uppskattas av de som ingår i dem. 

– På många ställen kanske det exempelvis bara finns en it-arkitekt som är rätt ensam i sin roll. Men här kan man samlas med kolleger på annat håll som har samma utmaningar och pratar samma språk. Och även om vi konkurrerar om studenter och forskningsmedel så konkurrerar vi inte om den här sortens kunskap utan kan vara helt öppna med varandra, säger Joakim Nejdeby. 

Positiva till innovation

Förutom dessa tre stora områden vill Johan Johansson addera ett fjärde – AI. 

– Det står högt på agendan och kommer att förändra hur vi jobbar, utbildar och forskar, säger han. 

Från att många i universitetsvärlden var oroliga när Chat GPT lanserades har det nu till stor del vänts till att man ser det som en möjlighet. 

– Det är något som är signifikant för vår sektor – vi följer med i utvecklingen och det är sällan som universitetsvärlden motarbetar innovationer. I stället handlar det mer om hur vi kan använda dem på bästa sätt. Det är det som är ingångsvärdet. 

Får inte begränsa forskare

Till skillnad från andra verksamheter så sätter it-organisationen sällan gränser – på universiteten har man aldrig sett byod, bring your own device, som ett problem.

Den akademiska friheten innebär att forskare inte ska begränsas i vilka metoder de använder konstaterar Joakim Nejdeby. 

– Vi har forskare som utvecklar processorer och AI-system och det kan vara komplicerat att möta deras och andras forskares föräntningar och behov, säger han. 

– Gemensamma lösningar är samtidigt billigare och säkrare men det ska inte få dem att känna sig begränsade. Den balansgången mellan akademisk frihet och vår förmåga att leverera är svår. Jag och Johan lever i det spänningsfältet och våra dagliga frågor genomsyras av det. När det går snett så kan vi få en arg professor i luren – men det är ju också det som gör jobbet intressant och viktigt.