Möten har varit problematiska i årtionden. De används ofta som en universallösning på olösta problem. Och en kronisk brist på mötesdisciplin innebär att trots all tid som läggs på att samla människor så åstadkoms inte mycket.
Nu, i en värld där det är vanligt med distansarbete, hybridarbete och flexarbete, håller möten på att bli något av en konstant kris i många organisationer. De skadar produktiviteten och skapar kaos i medarbetarnas moral.
Och trots att många distansarbetare säger att de känner sig bortkopplade är den missriktade uppfattningen att ännu fler möten är lösningen.
Hur man kopplar samman de som inte är uppkopplade
En nöjd medarbetare kan sitta på ett hemmakontor. Men det finns också en elefant i rummet. Elefanten är att många medarbetare känner sig isolerade, ensamma och bortkopplade från de människor de arbetar med och från företagets uppdrag.
Det är mer än bara en känsla. En färsk Gallup-undersökning visade att endast 28 procent av distansarbetarna känner en koppling till arbetsgivarens uppdrag eller syfte, vilket är den lägsta nivån sedan covid-19-pandemin.
Det låter som ett starkt argument för att återgå till kontoret och mot trenden med distansarbete. Men det visar sig att bara 33 procent av de heltidsanställda kontorsarbetarna kände den kopplingen. Så bristen på samhörighet mellan arbetstagare är ett problem för både distansarbetare och kontorsarbetare.
Lösningen är fler möten, eller hur? Tja, inte direkt.
Jag pratade med Molly Sands, som leder Atlassians Team Anywhere Lab. (Labbet utformar ”evidensbaserade metoder för högpresterande distribuerade team”, enligt företaget).
– Möten är det mest överutnyttjade verktyget, säger hon.
– Folk använder dem för allt möjligt, och de har alldeles för många. Det här är inget nytt problem.
Att möten är problematiska verkar vara väl känt: 80 procent av de tillfrågade i en undersökning Atlassian gjort säger att de skulle vara mer produktiva om de tillbringade mindre tid i möten, enligt Sands.
– Mer än hälften av de tillfrågade säger att de arbetar övertid eftersom de har så många möten att de inte kan få jobbet gjort på dagarna. Så det här är ett effektivitetsproblem för företagen.
Och även om den övergripande upplevelsen på kontoret kan minska känslan av isolering, säger Sands att det inte finns några bevis för att möten i sig får människor att känna sig mer delaktiga.
Hybridmöten skapar sämre kontakt
En del av problemet är att den nya världen av möten – som tenderar att ske i realtid via videokonferensverktyg som Zoom, Cisco Webex, Google Meet och Microsoft Teams – är mindre kontaktskapande än personliga möten. Dessa verktyg uppmuntrar också möten mellan människor över hela världen, vilket skapar ett nytt problem.
Kravet på att två, flera eller många personer ska ägna lika mycket tid åt ett realtidsmöte är ett stort problem. Det belastar vissa medarbetare mer än andra, beroende på deras tidszon. ( Ett möte kl. 14.00 i Kalifornien är ett möte kl. 22.00 i Tyskland – och ett möte kl. 06.00 i Japan).
Och det undergräver målet med flexibelt arbete, som är avgörande för hur nöjda medarbetarna är. En medarbetare som arbetar hemifrån och behöver ett flexibelt arbetsschema får inte den flexibiliteten om halva dagen går åt till schemalagda möten i realtid.
Ett annat sätt som revolutionen inom distansarbete har påverkat kontorsarbetet är att en mycket större andel av mötena sker med kollegor som inte är närvarande i rummet, även för personer som arbetar på kontor. De som arbetar på kontor ägnar nu större delen av sin tid åt att samarbeta med kollegor som inte är fysiskt närvarande.
Resultatet: både kontorsanställda och distansarbetare känner sig alltmer bortkopplade samtidigt som de belastas av möten.
Sands forskning visar att nyckeln till framgång, förutom ett par korta uppdateringsmöten varje vecka, är asynkron skriftlig kommunikation och videokommunikation, med fokus på prioriteringar och erkännande.
Asynkron video minskar kraftigt bördan av realtidsmöten samtidigt som den ger många av de psykologiska fördelarna. Det erbjuder tidsflexibiliteten hos e-post med den personliga visuella tillfredsställelsen hos videosamtal.
– Det finns många bättre sätt nu när den nya tekniken har öppnat upp för oss att dela information och skapa kontakter, säger Sands.
Det bästa, enligt min mening, är att vi bara har börjat.
Förstärkta eller virtuella mötesplatser?
Augmented reality och spatial computing lovar att skapa en ännu bättre känsla av samhörighet genom holografiska avatarer. Det innebär att många av de interaktioner på kontoret som främjar en känsla av samhörighet blir möjliga nästan var som helst. ”Titta in” kan ersättas av ”pop-up”- hologram. Samtalen vid kaffemaskinen, spontana samarbeten och brainstorming kan äga rum i virtuella utrymmen.
Verktyg för artificiell intelligens lovar att revolutionera internkommunikationen och hjälpa organisationer att skapa en känsla av samhörighet bland medarbetarna, övervinna kommunikationshinder och få fram rätt data från organisationskommunikationen för bättre beslutsfattande.
Förmågan hos verktyg för generativ AI att klippa och skära i innehåll innebär att kommunikationen kan anpassas till mottagarnas inlärningsstilar, informationsbehov och specifika språk. Ett enda missiv från en chef kan tas emot av en medarbetare med detaljerad komplexitet, en annan som punktlistor och ytterligare en som ett talat ”röstmeddelande”.
AI kan hjälpa till att bryta ner stuprör och dela mer information från hela organisationen utan att överbelasta medarbetarna med tidskrävande möten.
Generative AI-verktyg kan också samla in stora mängder information som skickas fram och tillbaka inom en organisation och utföra känsloanalyser som visar informationschefer och företagsledare var det finns frustration, förvirring eller brist på riktning. AI-verktyg kan till och med utnyttja kommunikationens kollektiva medvetande och erbjuda mikroutbildningar för medarbetare som inte förstår något.
Det är dags för ett totalt omtag när det gäller möten
Slutsatsen är att det nu är ett perfekt tillfälle att ompröva alla aspekter av de möten som äger rum varje dag på ditt företag. De är nu alldeles för frekventa, alldeles för långa och alldeles för ineffektiva. Det är dags att gå över till asynkrona och avancerade kommunikationsformer som erbjuds genom en rad nya verktyg och nya ledningsmetoder.
Dina överbelastade och överplanerade medarbetare kommer att tacka dig.