De svenska lärosätena har 620 000 studenter, 85 000 anställda och omsätter 83 miljarder kronor varje år. Samtidigt krävs att resurserna utnyttjas så effektivt som möjligt. Och för att lyckas med det formerade cio:erna på de 38 största högskolorna och universiteten en samverkansgrupp för sju år sedan – ITCF, Sveriges universitets och högskolors it-chefsforum.
– Vi blir stora när vi gör saker tillsammans och genom att ta det här steget blir vi bättre hantera det vi har och ta oss vidare i vår digitaliseringsresa., säger Johan Johansson, tidigare it-direktör på Lunds universitet och den som driver nätverket.
Joakim Nejdeby, digitaliseringsdirektör vid Linköpings universitet och styrgruppsordförande i ITCF, instämmer och beskriver gruppen som högskolesektorns SKR, samarbetsorganisationen för Sveriges Kommuner och Regioner.
– Vi har i grunden samma uppdrag i vår sektor även om alla lärosäten inte är statliga utan vissa drivs i stiftelseform exempelvis. Men hade vi startat forumet i dag hade vi troligen kallat det för ett digitaliseringsforum.
Arbeta på olika ställen
Att samverka kring lösningar är ett måste för att studenter och forskare ska kunna röra sig mellan universitet, som många gör i dag, och ändå kunna fortsätta arbeta på samma sätt.
– Man kanske börjar sitt jobb på Linköpings universitet på förmiddagen – och sedan jobbar man några timmar på Lunds universitet på eftermiddagen. Det ska fungera utan ansträngning, säger Joakim Nejdeby.
En del gemensamma lösningar sträcker sig utomlands också – exempelvis den som kallas eduroam som gör det möjligt att identifiera studenter och forskare så att de kan logga in sig på trådlösa nätverk på olika lärosäten runt om i världen och enkelt kunna arbeta vidare som vanligt.
Inte alltid överens
Att it-cheferna vid lärosätena känner varandra vid förnamn är en viktig förutsättning för att lyckas. Men bara för att man samarbetar betyder det inte att alla alltid tycker lika.
– Vi är absolut inte överens om allt. Men det gör också att vi kan lyckas få en diskussion som slutar med något bra, säger Joakim Nejdeby.
Och Johan Johansson framhåller att alla inte heller behöver vara överens.
– För att vi ska göra något alla behöver inte alla vara med, tio universitet kan göra något gemensamt som de andra inte är med på, säger han.
Förändrat cyberhot
Några områden står i fokus för samarbetet.
Det första är cybersäkerhet där man arbetar med att ta fram gemensamma lösningar och göra gemensamma upphandlingar.
På senare år har cyberhotet mot universiteten förändrats. Joakim Nejdeby beskriver hur det under 90-talet snarare skämtades om att brandväggarna runt universiteten borde vara riktade åt andra hållet så att omvärlden skyddades från studenterna.
– Under en ganska lång period var hackarna mest intresserade av våra resurser för beräkningskapacitet för att använda dem som språngbräda för sina attacker. Men idag ser det annorlunda ut – nu är det vår verksamhet som är målet, att komma åt forskarnas information på deras datorer. Det är en ny och högre nivå men också ett perspektivskifte.
För visst är forskningen öppen men ofta inte förrän den är publicerad och klar, innan dess vill man skydda den.
Minska kostnader
Ett annat område som är i fokus för samverkan är inte helt överraskande ekonomin – precis som alla andra verksamheter påverkas universiteten av inflation och bristande resurser.
– Men där finns mycket att göra för att få ner priserna gemensamt genom att upphandla tillsammans eller bara teckna gemensamma avtal.
Dessutom finns det inom ITCF ett nätverk för licensspecialister som utbyter information och kunskap för att se till att det blir så optimalt som möjligt.
Förutom att köpa in digitala lösningar gemensamt men implementera lokalt så kan det också gå till så att man upphandlar via en organisation som sedan erbjuder det som en tjänst. Exempelvis erbjuder det gemensamma datornätverket Sunet Zoom åt högskolesektorn vilket också innebär att de kan addera vissa tjänster och få helheten att hänga ihop.
– Genom att de kan koppla på sin lösning för exempelvis identifiering så lägger det till ytterligare värde, säger Joakim Nejdeby.
Locka kompetens
Ett tredje område som ITCF fokuserar på är kompetensförsörjning där det visserligen är svårare med gemensamma lösningar men där det mer handlar om att diskutera hur man ska arbeta som organisation för att vara en attraktiv arbetsgivare.
På samma sätt som det finns ett nätverk för licensspecialister kopplat till ITCF så finns det ytterligare 14 subnätverk för olika kompetenser – exempelvis it-arkitekter och cybersäkerhet. 800 personer av de 3 000 som arbetar med it på universiteten deltar i något av nätverken. Det gör att det finns möjlighet att ta del av varandras kompetens – och är också något som uppskattas av de som ingår i dem.
– På många ställen kanske det exempelvis bara finns en it-arkitekt som är rätt ensam i sin roll. Men här kan man samlas med kolleger på annat håll som har samma utmaningar och pratar samma språk. Och även om vi konkurrerar om studenter och forskningsmedel så konkurrerar vi inte om den här sortens kunskap utan kan vara helt öppna med varandra, säger Joakim Nejdeby.
Positiva till innovation
Förutom dessa tre stora områden vill Johan Johansson addera ett fjärde – AI.
– Det står högt på agendan och kommer att förändra hur vi jobbar, utbildar och forskar, säger han.
Från att många i universitetsvärlden var oroliga när Chat GPT lanserades har det nu till stor del vänts till att man ser det som en möjlighet.
– Det är något som är signifikant för vår sektor – vi följer med i utvecklingen och det är sällan som universitetsvärlden motarbetar innovationer. I stället handlar det mer om hur vi kan använda dem på bästa sätt. Det är det som är ingångsvärdet.
Får inte begränsa forskare
Till skillnad från andra verksamheter så sätter it-organisationen sällan gränser – på universiteten har man aldrig sett byod, bring your own device, som ett problem.
Den akademiska friheten innebär att forskare inte ska begränsas i vilka metoder de använder konstaterar Joakim Nejdeby.
– Vi har forskare som utvecklar processorer och AI-system och det kan vara komplicerat att möta deras och andras forskares föräntningar och behov, säger han.
– Gemensamma lösningar är samtidigt billigare och säkrare men det ska inte få dem att känna sig begränsade. Den balansgången mellan akademisk frihet och vår förmåga att leverera är svår. Jag och Johan lever i det spänningsfältet och våra dagliga frågor genomsyras av det. När det går snett så kan vi få en arg professor i luren – men det är ju också det som gör jobbet intressant och viktigt.