Trots att allt fler kontorsanställda använder AI-baserade verktyg i sitt arbete har arbetsgivarna varit långsamma med att utfärda riktlinjer för hur tekniken ska användas på ett effektivt och säkert sätt.
Det visar en undersökning bland cirka 10 000 kontorsanställda som beställts av samarbetsplattformen Slack, och som tittat på attityder till användningen av AI och automatisering på arbetsplatsen.
Resultaten är inte begränsade till generativ AI, men Open AI:s Chat GPT och Dall-e ingick i exempel på AI-verktyg som gavs till respondenterna.
I undersökningen noterades en 24-procentig ökning av AI-användningen under det senaste kvartalet, jämfört med föregående kvartal. Det innebär att en av fyra kontorsarbetare hade använt AI-verktyg i januari, enligt Slack, en ökning från en av fem i september förra året.
Medarbetarnas uppfattningar var blandade: 42 procent är ”glada” över att AI kan hantera uppgifter åt dem, 31 procent sa att de är ”neutrala” och 27 procent är ”oroade”. Men för dem som har fått tillgång till AI säger 80 procent att det redan har förbättrat deras produktivitet.
Samtidigt är högre chefer angelägna om att deras medarbetare ska få tillgång till dessa AI-verktyg: 81 procent av de chefer som deltog i undersökningen känner viss brådska med att lansera verktygen inom sina organisationer.
Många företag har dock ännu inte gett sina medarbetare instruktioner om hur de ska använda AI-verktyg i sina jobb. Nästan hälften (43 procent) av de tillfrågade uppgav att de inte fått någon vägledning från sina chefer om hur de ska använda AI.
Enligt Slack är en konsekvens av detta att de anställda är mindre benägna att experimentera med verktyg som kan öka produktiviteten. Arbetstagare på företag som har definierat riktlinjer för AI är nästan sex gånger mer benägna att ha provat verktygen, enligt undersökningen. Även personal på företag som begränsar användningen av AI är mer benägna att prova verktygen än de som arbetar för företag som inte har några riktlinjer.
Även om företagsledare ser fördelar med en bredare användning av AI måste de ”tydligt kommunicera riktlinjer kring AI-användning och beskriva de olika tillgängliga verktygen och de begränsningar som de anställda bör vara medvetna om”, säger Christina Janzer, chef för forskning och analys på Slack.
– För att vara tydlig förväntar vi oss inte att arbetsgivarna ska ha alla svar ännu. Det är det ingen som har, säger hon.
– Men det är tydligt att vi måste ge medarbetarna en känsla av vad de kan och inte kan göra i detta tidiga skede. Vi behöver ledare som sätter upp riktlinjer för hur medarbetarna bäst ska använda AI-verktyg.
– Jag är faktiskt förvånad över att det bara är 43 procent, säger Jack Gold, grundare och chefsanalytiker på J. Gold Associates, om Slack-resultaten.
– I våra interaktioner har vi sett så mycket som 75 procent till 80 procent av medarbetarna som inte får någon vägledning.
Gold konstaterar att det finns potentiella risker för företag – särskilt med generativa AI-verktyg och risken för att företagsdata exponeras.
– När man använder publika verktyg införlivas i princip all input man ger dem i verktygen så att de kan användas av andra. Så det är möjligt att känsliga uppgifter kan komma på avvägar.
Denna risk är särskilt viktig i starkt reglerade branscher.
– Utbildning är avgörande. Låt användarna veta vilken typ av AI-verktyg som äventyrar data och vilka som inte gör det. Precis som säkerhetsutbildning för att undvika intrång är det viktigt att låta människor veta hur man använder AI på ett säkert sätt, säger Gold.
Det är också viktigt att låta dem veta att inte allt du får från generativ AI är korrekt, säger han. Hallucinationer, där verktyget producerar felaktig information, är inte ovanliga:
– Om du baserar ditt arbete eller dina resultat på dessa kan du ha ett stort problem. Kontrollera och dubbelkolla!
Detta var några av de farhågor som cheferna delade i Slack-studien, med datasäkerhet och integritet (44 procent) högst upp på listan, följt av AI:s tillförlitlighet och noggrannhet (36 procent).
– Chefer bör ha ett nära samarbete med sina it-avdelningar när det gäller att använda pålitliga AI-verktyg – både för att säkerställa dataintegritet och datasäkerhet och för att se till att man kan lita på vad AI-verktygen genererar i utbyte, säger Christina Janzer.
De främsta fördelarna som nämndes av cheferna var ökad effektivitet och produktivitet (38 procent), datadrivet beslutsfattande (35 procent), innovation av produkter och tjänster (34 procent) samt kostnadsminskningar (33 procent).
Ur ett medarbetarperspektiv är den viktigaste fördelen att automatisera repetitiva och lågvärdiga uppgifter.
– Vi tror att det är dessa uppgifter som AI kommer att hjälpa till att hantera inom en snar framtid, säger Janzer, så att medarbetarna kan skifta fokus till betydelsefullt arbete som bidrar till företagets resultat.
– Medarbetarna verkar ganska entusiastiska över att AI kan hjälpa till här. Forskningen visar att ju mer tid man lägger på “arbete för arbetet”, desto mer entusiastisk är man över möjligheten att AI tar över dessa uppgifter.