Nyligen gick Skatteverket ut med ett brev till sina konsultmäklare där de uppmanades att sänka sina avtalade timarvoden med tolv procent för att man ”ska kunna upprätthålla sin konsultkapacitet i nuvarande omfattning”.
I mejlet förklarar man de ökade kostnaderna med att man bland annat fått nya uppdrag under 2023 och tillfälliga medel ”vilket ledde till planeringsutmaningar och en utökad personalstyrka, en annan var hög inflation och en svagare valutakurs som medförde prisökningar inom framförallt it-området”.
Ser det som marknadsreglering
Så hur kommer det sig att man går ut med denna lite ovanliga uppmaning? Enligt Skatteverkets cio Peder Sjölander handlar det om en marknadsreglering där timarvodena generellt har sjunkit och att man därför ser över de avtal där konsulter ligger kvar på den gamla högre nivån.
– De konsulter vi har vill vi gärna ha kvar, vi tycker de är duktiga. Men vi ser gärna att de sänker kostnaderna. Alternativet är att vi säger upp dem på en månads varsel och anställer någon annan, säger han.
– Vi tycker att vi är sjysta som ger dem chansen att vara kvar i stället för att konkurrensutsätta på nytt. Alla uppfattar det inte så men det är så vi resonerat.
Än så länge gäller uppmaningen om sänkta arvoden konsultmäklaravtalet men i nästa steg är det dags även för de andra konsulterna konstaterar han.
För konsultkostnaderna är en stor del av kostnaderna för it-avdelningen. Medan andra avdelningar säger upp provanställningar, inte ersätter personer som slutar eller säger upp medarbetare så anställer it-avdelningen fortfarande.
– Vi har en hög konsultgrad så det lönar sig helt enkelt för oss att anställa.
Licenser allt dyrare
Men det finns också andra områden som man ser över, för trots att it-avdelningen också får höjt anslag så täcker det inte omkostnaderna enligt Peder Sjölander.
– Licenserna blir dyrare och överstiger uppräkningen nästan för varje avtal. Om vi räknar med fem procents inflation så höjs de med 20-30 procent – det är svårt att svälja. Så vi tittar också på den interna licensanvändningen för att på så sätt sänka kostnaderna.
Alla dessa åtgärder tar man till för att it-utvecklingen inte ska hämmas.
– Vi försöker vara smartare och tänka större. Inte skapa specifika it-lösningar för varje uppdrag utan tänka bredare så vi får ut mer värde i alla våra delar. Det finns en viss redundans på grund av historik och det försöker vi städa bort.
Sparas på fler myndigheter
Arbetsförmedlingen är en av de myndigheter som har störst besparingskrav och där det gjorts stora neddragningar i flera år. Och även på Försäkringskassan pågår neddragningar.
– Vi har en relativt stor budgetutmaning. It skall hantera dels ökade kostnader på grund av inflation och valuta och dels en besparing på grund av minskade anslag, säger Krister Dackland, cio på Arbetsförmedlingen.
Behöver ni pausa eller senarelägga vissa saker?
– Ja vi kommer att behöva planera om vår utvecklingsplan och sänka tempot i vår digitala transformation. Dock kommer vi fortfarande att ha en ansenlig utvecklingsförmåga.
Även på Försäkringskassan påverkas utvecklingsverksamheten.
– Ett exempel är att vi blivit tvungna att dra ner takten på arbetet med att beta av den tekniska skulden, säger cio:n Peter Haglind.
Konsulter och licenser
Och även på de myndigheterna ser man över sina konsultkostnader.
– Ja, vi ser över både konsult och licensavtal. Dessutom försöker vi minska antalet licenser där det är möjligt. Utöver detta släpper vi många konsulter som resultat av den reviderade utvecklingsplanen, säger Krister Dackland.
Peter Haglind säger att man på Försäkringskassan framför allt tittar på licenskostnader, supportavtal och konsulter. Men att man vänder alla stenar som finns för att minska kostnaderna.
– Det innebär att vi på personalsidan sparar in på resor, extern utbildning och en del övriga personalförmåner. Vi drar dessutom ner inköp och upphandling till ett minimum.
Niclas Lamberg, cio på Trafikverket, beskriver hur besparingar i it-verksamheten driver fram ännu hårdare prioriteringar av framförallt utvecklingen av it-miljön.
– Dagliga driften inklusive livcykelhantering och säkerhetsrelaterade delar prioriteras i första hand helt naturligt.
Ser ni över konsultkostnaderna? Försöker ni pressa dem genom att se över kontrakt eller dra ner på antalet?
– Ja det gör vi aktivt både inom vår utvecklingsportfölj och i den dagliga verksamheten. Vi ökar takten ytterligare i konsultväxlingar. Vi är ännu mer återhållsamma när vi tar in konsultstöd för olika uppdrag. Vi kommer alltid att behöva konsultstöd, men vi kommer stegvis gå mot kortare avtal och ännu mer väga av var vi får bäst effekt, säger han.
AI driver kostnader
Samtidigt som it-avdelningarna jagar effektiviseringar och försöker sänka sina kostnader så accelererar kostnaderna i andra änden – förutom licenskostnader så drar exempelvis användningen av AI både mycket datorkraft och el. Så hur ska man lösa den ekvationen?
– Jag har ingen silver bullet på det men tror att det är viktigt att vi hela tiden är närvarande och med i tidiga skeden så att vi lär oss tidigt och förstår hur publika tjänster kan använda generativ AI eller vilka AI-tjänster vi måste bygga internt. Och det är komplext både när det gäller kompetens och kapacitet – som hårdvara, mjukvara och elektricitet, säger Peder Sjölander.
– Vi tror att det behövs ett gäng som ligger långt fram i utvecklingen och ett annat som ser till att tåget med teknik inte blir för långt utan att vi håller ihop det så att vi hinner med den bakre delen med teknisk skuld också.